QUE SAVOIR DES CHAMPS D’ENVOI D’EMAIL PROFESSIONNEL ?

Pour une bonne pratique dans l’envoi des e-mails professionnels, il est nécessaire de connaitre les champs de saisir et les cas d’utilisation de ceux ci. C’est ce qui nous développerons dans la suite de cet article:

I- LES TROIS CHAMPS D’ENVOI D’EMAIL A CONNAÎTRE

• Le champ « A »
• Le champ « Cc »
• Le champ « Cci »

CHAMP « A »	CHAMP « Cc »	CHAMP « Cci »
Le champ « A » (destination privée), est l’endroit où vous saisissez l’adresse e-mail du destinataire principal. Ce champ est utilisé lors de la communication privé à nombre restreint en raison de la visibilité de l’adresse mail par les autres destinataires. Il est donc recommandé de l’utiliser, soit entre deux (2) ou plusieurs (max 10) personnes d’un même cercle ( amis, collègues, famille . . . ); cela pour préserver la confidentialité de la vie privé.	Le champs « Cc » (copie carbone ou copie conforme) est utilisé pour inclure des destinataires supplémentaires qui doivent être informé du contenu de l’email sans toutefois être obligé de répondre au mails. Car ceux-ci ne sont pas les principaux destinataires. Les adresses emails dans ce champs sont visible par tous les destinataires. Cela signifie que si vous mettez quelqu’un en copie carbone , il saura que d’autre personnes ont reçu le même mails.	Le champs « Cci » (Copie carbone invisible ou copie conforme invisible) est utilisé pour ajouter des destinataire qui recevront individuellement leur propre mail sans voir les autres destinataires. Il est plus utilisé lorsqu’on souhaite envoyer un email groupé sans révéler l’adresse des autres destinataires. De ce fait, chaque indiqué se sentira unique ne craignant pas la récupération de ses données électroniques par de tierces personnes, a des fins malveillantes.

II- PARAMETRAGE DES CHAMPS POUR UNE MEILLEURE UTILISATION

Configuration en « A »

• A: un ou plusieurs destinataires ( x, y, z )
• Cc: ( champs vide )
• Cci: ( champs vide )

En configurant votre champs « A » et laissant les autres vides, vous signifier à ( votre, vos ) destinataire(s) qu’ils ont le même niveau d’importance que les autres ayant reçus le même mail. Ainsi le mail fera mention de ce que le mail a été envoyé a d’autre destinataire du même cercle que lui. Cependant ce champs est requis pour les envois unique. S’il faut qu’il soit utilisé pour un groupage de mail, alors les destinataires doivent avoir connaissances de ceux a qui est envoyé leur adresse électronique. Par utiliser le champs « A » pour envoyer un mail groupé aux différents Directeurs généraux / aux secrétaires / aux employés/ aux ouvriers . . .

Configuration en « Cc »

• A: ( champs vide )
• Cc: ( un ou plusieurs destinataires ( x, y, z ))
• Cci: ( champs vide )

Ce type de paramétrage bien que praticable, n’est pas aussi très utile. Aucun destinataire n’est mis en avant. Cette configuration est utilisé pour les contenus moins porteur et adressé généralement aux personnes entretenant des relations d’affinités comme ( des amis, des collègues de travails . . . )

Configuration en « Cci »

• A: ( champs vide )
• Cc: ( champs vide )
• Cci: un ou plusieurs destinataires ( x, y, z )

Meilleure configuration pour préserver l’anonymat des destinataire. Cela signifie que chaque destinataire recevra le mail sans avoir savoir la destination prochaine du mail. Utiliser pour divulguer toutes sortes de contenu ( video, blague, chaîne, concours et autres diaporama . . . )

MIXAGE DES CHAMPS D’ENVOI D’EMAIL

Le mixage des champs d’envoi d’email fait référence à l’utilisation combinée des trois principaux champs d’adresse dans un email: « A », « Cc », « Cci ».

Mixage du champs « A » et « Cc »

• À : X
• Cc : Y, Z
• Cci : (vide)

Ce type de mixage est le mail d’entreprise par excellence. Dans cette configuration, X est le destinataire principal, et sait que Y et Z les destinataires second, en ont reçu une copie et sont tenus informés de la situation. Y et Z savent que X est le destinataire réel du courrier, et qu’ils n’en ont reçu une copie que pour être tenus au courant. Ceci étant obligation ne leur est admise de répondre au mail.

Mixage du champs « A » et « Cci »

• À : X
• Cc : (vide)
• Cci : Y, Z

Le destinataire X peut raisonnablement penser qu’il le seul destinataire de votre message, bien qu’en réalité Y et Z en aient aussi reçu une copie. Y et Z reçoivent donc une copie du message, savent que X en est le seul destinataire officiel, et que X ne sait pas qu’ils en ont reçu une copie. De plus, Y ne sait pas que Z a aussi une copie du mail, et réciproquement Z ne sait pas que Y en a reçu une lui aussi.

Mixage du champs « A » , « Cc » et « Cci »

• À : X
• Cc : Y
• Cci : Z

X sait qu’il est votre destinataire principal, et qu’une copie de votre message a été envoyée à Y. Y sait que votre message ne lui est parvenu qu’à titre informatif, et que X en est le principal destinataire. Z sait que X est le destinataire principal, que Y est tenu informé de la situation, reçoit lui aussi sa copie évidemment sans que X et Y le sachent.

CONCLUSION

En résumé, respectez ces règles d’étiquette :

• Utilisez le champ “À” pour les destinataires principaux.
• Utilisez le champ “Cc” pour les destinataires supplémentaires.
• Utilisez le champ “Cci” pour les destinataires confidentiels.

Et surtout, évitez de transférer des chaînes de mails à tout votre carnet d’adresses !

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